Responsabile Amministrazione del Ciclo Attivo in ambito Back Office
CMC Industries, è un’azienda italiana leader nello sviluppo di soluzioni innovative per la movimentazione, comprendente due business unit distinte:
* CMC Poultry Tech, operante nel settore avicolo, leader mondiale nei sistemi integrati e automatizzati per il carico e la movimentazione di polli e tacchini;
* CMC Intralogistics, attiva nel settore dell’intralogistica, all’interno del quale si propone come produttore di componenti e sistemi innovativi e all’avanguardia per il material handling.
In un contesto di crescita a livello internazionale, la nostra Mission è quella di essere un partner di fiducia in grado di creare valore aggiunto per tutti i nostri clienti, fornendo soluzioni e servizi innovativi nel pieno rispetto della collettività.
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Per la nostra divisione “Intralogistics” stiamo cercando un/una “Responsabile Amministrazione del Ciclo Attivo in ambito Back Office”.
Riporto Funzionale: Ufficio Commerciale e Project Manager
Ruolo: Supporta e collabora funzionalmente con le aree commerciali e PM, per la corretta gestione amministrativa dei documenti commerciali. La risorsa sarà responsabile del processo di ciclo attivo, che include la gestione dell'ordine cliente, la fatturazione, la predisposizione degli schemi di fatturazione, la preparazione delle RDA, richieste dalla funzione Vendite o dal PM, l'erogazione dei servizi, il monitoraggio e la verifica dei contratti, l'inserimento degli ordini, la predisposizione dei documenti necessari per l'elaborazione della documentazione commerciale e la gestione dei progetti fino al loro follow-up. Inoltre, assumerà il ruolo di Key users di funzione, per il corretto attraversamento dei dati nel sistema ERP e tools correlati.
Questo processo è fondamentale per ottenere i costi di competenza necessari alla formulazione dei risultati di periodo. La risorsa segue il calendario di chiusura sincronizzato per le attività propedeutiche alla reportistica mensile.
Responsabilità principali:
* Gestione degli ordini cliente:
* Inserimento e monitoraggio degli ordini dei clienti.
* Verifica della corretta compilazione dei documenti interni degli ordini.
* Coordinamento con il team commerciale e i project manager (PM) per assicurare la precisione degli ordini e dei documenti fattura intra-activity e Vs il cliente finale.
* Fatturazione:
* Emissione delle fatture, inclusa l'anticipazione finanziaria clienti Italia Ue ed ExUe, con applicazione dei template dedicati.
* Predisposizione di schemi di fatturazione in conformità con i contratti dei clienti, in aderenza con le regole relative alla gestione della identificazione fiscale per ogni paese ove necessario.
* Fatturazione inter-company e intra-activity e Vs cliente finale con e senza identificazione fiscale, gestione delle transazioni tra società del gruppo e trasferimenti su identificazione fiscale, garantendo le corrette registrazioni contabili. Questo implica la costruzione di file dedicati per ogni singolo caso, per allineare i trasferimenti interni da HQ Vs identificazioni fiscali, e da identificazione fiscale Vs il cliente finale.
* Monitoraggio delle fatture in corrispondenza delle milestone concordate con i clienti.
* Input per la codifica dei materiali e servizi venduti, necessari al processo di fatturazione con identificazione fiscale, in collaborazione con CFO e UTEC per la corretta attribuzione dei conti contabili e processi nel sistema informativo.
* Gestione fiscale:
* Richiesta alla funzione AFC per l’apertura delle identificazioni fiscali, comprensione ed implementazione istruzioni operative e mantenimento dei template dedicati, quando necessario.
* Validazione delle informazioni fiscali sugli ordini di vendita (Incoterms, iva, ecc).
* Garanzia della conformità alle normative fiscali, inclusa l'applicazione dei codici IVA e la gestione delle triangolazioni.
* Supporto ai clienti:
* Rispondere alle domande dei clienti riguardanti le fatture e le transazioni fiscali.
* Caricamento e mantenimento delle fatture attive e delle informazioni richieste sui portali clienti.
* Collaborazione interna:
* Interfacciarsi con il dipartimento AFC e consulenti IT esterni, per l'implementazione dei processi e dei sistemi necessari alla gestione della identificazione fiscale quando richiesto.
* Collaborare con il dipartimento logistico per il follow-up delle fatturazioni, anche intra-activity.
* Partecipare alle riunioni di kick-off e avanzamento progetti per aggiornare le milestones.
* Registrazioni contabili:
* Gestione degli storni e delle transazioni, rettifiche contabili dei conti transitori legate alla gestione delle identificazioni fiscali o vendite assimilate, gestione note credito.
* Documentazione e dossier:
* Mantenimento dei dossier e coordinamento delle operazioni da svolgere nel sistema informativo SAP/Erp.
* Back-up per la preparazione e invio delle dichiarazioni Intrastat per le transazioni intracomunitarie.
* Gestione millestone fatturazione dei progetti:
* Monitoraggio dello stato avanzamento fatturazione con e senza identificazione, fatturazione progetti e risoluzione delle discrepanze, su apposito tool.
* Gestione delle fatture di anticipo finanziario e delle varianti derivanti da richieste successive all'assegnazione dell'ordine.
* Inserimento delle RDA a sistema: La risorsa supporta i colleghi ed inserisce le Richieste di Acquisto (RDA) nel sistema ERP per i costi relativi ai progetti, basandosi sugli input provenienti dalla funzione di appartenenza, vendite o PM.
* Inoltro della RDA al dipartimento Acquisti: Dopo l'inserimento, la RDA viene inoltrata al dipartimento Acquisti per la gestione e l'approvazione, previo controllo delle informazioni.
* Gestione dei costi relativi ai progetti: La risorsa dovrà erogare i costi relativi ai progetti nel sistema ERP SAP, (entrata servizi), basandosi sugli input dei PM, in concomitanza del calendario sincronizzato di chiusura mensile emanato dalla funzione AFC.
Quali sono le competenze e le conoscenze richieste dal ruolo?
* Diploma o laurea in contabilità, economia o un campo correlato;
* Buona conoscenza della lingua inglese;
* Conoscenza di ERP come SAP e buona dimestichezza di Excel;
* Conoscenza delle normative fiscali per la gestione delle identificazioni fiscali anche a livello basilare, delle vendite intracomunitarie ed extraUE (incoterms, iva, ecc);
* Comprensione dei processi di ciclo attivo e delle procedure amministrative correlate.
* Assunzione diretta contratto metalmeccanico, full-time;
* Inquadramento e retribuzione commisurati all’effettiva esperienza maturata;
* Possibilità di crescita in un contesto internazionale;
* Mensa aziendale.
Sede di lavoro: la base operativa è nella sede di CMC Industries a Cazzago San Martino (BS).
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