L’Assistant Plant Administrator fornisce supporto amministrativo ai vari dipartimenti del Plant di Biassono, svolgendo attività relative alla fatturazione, agli acquisti, alla manutenzione delle attrezzature d'ufficio, al supporto alle vendite/clienti, alla gestione dei fornitori, alle mansioni di reception e ad altre funzioni d'ufficio secondo le indicazioni del supervisore. Assiste la direzione della struttura nella gestione di registri, fascicoli, contratti, ordini di acquisto, contabilità debitoria/reddituale (se applicabile) e reports speciali.
N.B: Saranno prese in considerazione solo candidature appartenenti alla lista delle Categorie Protette ART1
Responsabilità
* Supporta nelle funzioni legate agli acquisti il sito di Biassono come le richieste di acquisto, supportando la creazione ed emissione degli ordini di acquisto e nella gestione di nuovi fornitori, e mantenendo l'archivio relativo ai fornitori.
* Supporta attività come spostamento dei batch fra i vari dipartimenti e nel flusso del processo produttivo quando necessario.
* Monitoria le forniture per ufficio/magazzino nel sistema Kanban e supporta nella fase di ordine di nuove forniture.
* Contribuisce alla conservazione dei registri dei dipendenti e supporta nell’organizzazione delle attività legate alle operazioni o al benessere del personale, ad esempio test con dosimetri personali, controlli sanitari, formazione, ecc.
* Tutela la riservatezza dell'azienda conservando, recuperando e diffondendo adeguatamente tali informazioni.
* Da un contributo positivo alla struttura svolgendo le attività in conformità a tutte le politiche STERIS, alle GMP, ai principi Lean e alle altre direttive. Contribuire alle iniziative aiutando e promuovendo il miglioramento continuo e la condivisione delle idee.
* Accogliere i visitatori di persona (presso la struttura) o al telefono; indirizzare i visitatori fornendo istruzioni, rispondendo a domande o indirizzandoli al personale interno appropriato. Mantiene la sicurezza monitorando i registri dei visitatori, rilasciando e controllando le borse dei visitatori e controllando l'ingresso alla struttura dall'entrata principale.
* Distribuire i DPI ai visitatori e ai dipendenti della struttura (se applicabile).
* Creare la corrispondenza con i clienti quando necessario, e cercare le approvazioni e i firmatari corretti prima dell'invio.
* Supporta nella coordinazione delle modalità di viaggio/alloggio/pranzo per i visitatori, i clienti e il personale della struttura.
Requisiti Minimi
* Esperienza pregressa nella gestione di attività amministrative quali: piccola contabilità, gestione ordini, segreteria generale.
* Capacità di leggere, scrivere e comunicare efficacemente in italiano.
* Livello minimo di inglese B2.
* Capacità di lavorare in modo indipendente sotto linee guida e supervisione generale.
* Conoscenze informatiche che includono capacità di elaborazione testi, fogli di calcolo e software.
* Adattabilità a cambiamenti di compiti e responsabilità.
* Conoscenza del pacchetto MS Office.
* Svolgere tutte le mansioni lavorative nel rispetto del Codice etico e dei valori dell’azienda.
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