Receptionist: la figura chiave nell'accoglienza dei clienti. Che sia in un hotel, in un ristorante, in un ufficio aziendale o in qualsiasi altra struttura dotata di un'area di reception, il receptionist è la prima persona che un visitatore incontra. Questo ruolo assume quindi un'importanza cruciale, poiché rappresenta l'immagine dell'azienda al pubblico e contribuisce alla creazione della prima impressione.
Nel suo ruolo di intermediario tra l'azienda e il suo pubblico, il receptionist ha un'ampia gamma di responsabilità: dall'accoglienza dei clienti all'interno dell'edificio, all'accompagnamento alle destinazioni interne, alla risposta alle richieste di informazioni, alla gestione delle telefonate in entrata e delle e-mail. Inoltre, una receptionist può avere compiti amministrativi, simili a quelli di una segretaria, e compiti specifici legati alla struttura in cui lavora.
Per svolgere con successo tutte queste attività è necessario un mix di competenze interpersonali, competenze amministrative e conoscenze tecniche. L'affabilità, la cortesia, la capacità di relazionarsi positivamente con le persone, sono tutte qualità indispensabili per chi svolge la professione di receptionist. Ma non meno importante è la padronanza degli strumenti informatici, la capacità di organizzazione e una buona conoscenza delle lingue straniere.
Un receptionist ha una serie di responsabilità chiave nel suo ruolo quotidiano. Innanzitutto, è la prima figura con la quale un visitatore entra in contatto all'interno di un'organizzazione, facendo della receptionist l'immagine dell'azienda. Per questo motivo, è di fondamentale importanza mantenere un atteggiamento sempre gentile e professionale, e presentarsi in modo adeguato, rispettando le norme aziendali riguardanti l'abbigliamento.
Le mansioni di una receptionist vanno oltre l'accoglienza e il rapporto con il pubblico. Questo ruolo implica anche una serie di attività amministrative, tra cui rispondere al telefono e smistare le chiamate entranti, gestire le email e la corrispondenza cartacea, compilare e archiviare la documentazione. Inoltre, secondo le esigenze della struttura in cui lavora, una receptionist potrebbe essere chiamata a svolgere compiti aggiuntivi come organizzare l'agenda dei meeting, fornire badge identificativi ai visitatori o gestire l'accompagnamento agli uffici appropriati.
Inoltre, queste mansioni possono variare a seconda del settore e della dimensione dell'organizzazione. Ad esempio, in un hotel la receptionist si occupa dell'accoglienza dei clienti e dell'assegnazione delle camere, mentre in ospedali o studi medici, si occupa di organizzare le visite e indirizzare i pazienti. Indipendentemente dalla specifica posizione, un buon receptionist dovrebbe essere capace di gestire molteplici compiti in modo efficiente e mantenere un'alta qualità del servizio al cliente.
Per diventare una receptionist, non è necessaria un'educazione particolarmente specializzata. Tuttavia, avere un atteggiamento predisposto per i rapporti interpersonali e il contatto con il pubblico è essenziale. Ciò fa sì che una receptionist riesca a interagire in modo efficace con i clienti, creando un'atmosfera di benvenuto e professionalità.
I corsi in amministrazione e segretariato possono fornire le competenze di base necessarie per svolgere questo lavoro. Una formazione nell'industria dell'ospitalità, come quella offerta da una scuola alberghiera, può essere utile se si desidera lavorare come receptionist in alberghi, ristoranti e centri vacanze. Anche la conoscenza del computer, in particolare l'utilizzo della posta elettronica e i principali software di ufficio, è fondamentale.
La formazione pratica sul posto ti permetterà di imparare ad utilizzare i sistemi gestionali interni della tua azienda, così come le procedure specifiche per la gestione delle chiamate e della posta, l'organizzazione di appuntamenti e la gestione delle prenotazioni.
La conoscenza delle lingue straniere può essere un requisito molto richiesto per le offerte di lavoro per le receptionist. Essere in grado di comunicare in una o più lingue straniere è cruciale, soprattutto se lavori in strutture con clientela internazionale. Tuttavia, in un'economia sempre più globalizzata, questa competenza sta diventando altrettanto importante anche per chi lavora alla reception di uffici e aziende, sia pubbliche che private.
Infine, come receptionist, dovresti avere una forte conoscenza dei principi del servizio clienti, abilità comunicative (sia telefoniche che via e-mail e di persona), la capacità di utilizzare i principali dispositivi informatici e software gestionali, conoscenze contabili/amministrative di base e un'attitudine per le relazioni interpersonali.
Essere un receptionist richiede una serie di competenze speciali che rendono questa professione impegnativa e gratificante. La gestione della clientela, la conoscenza dei sistemi e dei dispositivi informatici, gli standard di comunicazione professionale e l'abilità di gestire le mansioni amministrative, sono solo alcune delle competenze fondamentali richieste per questo ruolo.
Per iniziare, una buona receptionist deve avere eccellenti abilità interpersonali e di comunicazione. Dal momento che è spesso la prima persona che i clienti incontrano, la receptionist deve essere in grado di creare una buona prima impressione. Deve essere gentile, cortese e in grado di gestire qualsiasi domanda o problema con efficienza e professionalità.
La conoscenza dei principi di customer care è fondamentale. Questo include l'abilità di rispondere alle esigenze del cliente, fornire informazioni accurate e fare il possibile per assicurare che ogni cliente sia soddisfatto dei prodotti o dei servizi offerti.
Allo stesso tempo, la receptionist deve essere in grado di gestire una serie di compiti amministrativi. Questo può includere il rispondere al telefono, gestire email e posta, organizzare appuntamenti e maneggiare documenti. Una buona conoscenza di tipo amministrativo/contabile è una competenza preziosa in questo ruolo.
Infine, in un'epoca sempre più digitalizzata, la capacità di utilizzare i principali dispositivi informatici e software gestionali è indispensabile. Questo può includere l'uso di sistemi di prenotazione, software di elaborazione testi, database e programmi di email.
Soprattutto, una receptionist deve essere flessibile e adattabile, pronta a gestire diverse mansioni a supporto di colleghi e superiori, secondo le necessità dell'azienda.
| Settore | Alloggio |
| Livello minimo di studio | - |
| Diploma consigliato | - |
| Studio di lavoro | - |
| Integrazione professionale | - |
| Stipendio di base | - |
