Chaberton Professionals, divisione di Chaberton Partners dedicata alla ricerca e selezione di profili di Middle and Top Management, per un importante società nel settore Real Estate, è attualmente alla ricerca di un/una Personal Assistant & Office Manager.
Attività:
* Accoglienza ospiti;
* Gestione delle relazioni con i vari fornitori esterni (IT, impresa di pulizie, tecnici e manutentori vari);
* Gestione ordini di rifornimento materiale per l’ufficio (cancelleria, caffè, acqua, toner etc.);
* Prenotazione e gestione dei viaggi (voli, treni, hotel, auto…), in Italia e all’estero;
* Seguire le esigenze dei familiari dell’AD e risolvere eventuali urgenze;
* Preparazione, sviluppo e redazione di comunicazioni / file notes /tabelle e testi vari in italiano e inglese;
* Gestione della corrispondenza: analisi delle comunicazioni indirizzate all’AD e formulazione di risposte personalizzate;
* Filtro delle chiamate e delle e-mail;
* Gestione dell'agenda: pianificazione e coordinamento degli appuntamenti (Outlook Calendar).
* Organizzare collegamenti telefonici e videoconferenze;
* Mantenimento e monitoraggio dell’archivio cartaceo e digitale della documentazione;
* Preparazione delle fatture della società (mensili, trimestrali, o una tantum) e caricarle sulla piattaforma per SDI e archiviarle una volta mandate;
* Gestione dei pagamenti delle fatture fornitori e relativo archivio;
* Scaricare i cedolini da HR Portal e archiviarli;
* Pagamento degli stipendi;
* Raccolta note spese dei dipendenti e archiviarle;
* Pagare dipendenti personali dell’AD e dei suoi familiari e archiviare copie contabili;
* Gestione Presenze e Tickets;
* Preparare note spese relative ai vari progetti in essere e inviare le relative fatture;
* Compilare gli F24 sul sito della banca il 16 di ogni mese; Inviare la documentazione del mese ai commercialisti, inclusi: Fatture attive e passive, Documenti payroll, Note spese dipendenti, Quietanze F24, Rendiconto banca.
Requisiti:
* Ottima conoscenza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint, software gestionali (i.e. HR Portal)
* Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata).
* Eccellenti capacità comunicative, sia scritte che orali.
* Capacità di organizzazione, pianificazione e gestione del tempo.
* Capacità di comprendere e perseguire obiettivi definiti.
* Organizzazione, precisione e capacità di gestire più attività contemporaneamente.
* Proattività, flessibilità e capacità di problem solving.
Sede: Milano Centro
Offerta: tempo indeterminato con una retribuzione di 40.000/45.000€ in base all’esperienza maturata + ticket + bonus.