Chaberton Professionals, divisione di Chaberton Partners dedicata alla ricerca e selezione di profili di Middle and Top Management, per un importante società nel settore Real Estate, è attualmente alla ricerca di un/unaPersonal Assistant Office Manager.Attività:Accoglienza ospiti;
Gestione delle relazioni con i vari fornitori esterni (IT, impresa di pulizie, tecnici e manutentori vari);
Gestione ordini di rifornimento materiale per l’ufficio (cancelleria, caffè, acqua, toner etc.);
Prenotazione e gestione dei viaggi (voli, treni, hotel, auto…), in Italia e all’estero;
Seguire le esigenze dei familiari dell’AD e risolvere eventuali urgenze;
Preparazione, sviluppo e redazione di comunicazioni / file notes /tabelle e testi vari in italiano e inglese;
Gestione della corrispondenza: analisi delle comunicazioni indirizzate all’AD e formulazione di risposte personalizzate;
Filtro delle chiamate e delle e-mail;
Gestione dell'agenda: pianificazione e coordinamento degli appuntamenti (Outlook Calendar).
Organizzare collegamenti telefonici e videoconferenze;
Mantenimento e monitoraggio dell’archivio cartaceo e digitale della documentazione;
Preparazione delle fatture della società (mensili, trimestrali, o una tantum) e caricarle sulla piattaforma per SDI e archiviarle una volta mandate;
Gestione dei pagamenti delle fatture fornitori e relativo archivio;
Scaricare i cedolini da HR Portal e archiviarli;
Pagamento degli stipendi;
Raccolta note spese dei dipendenti e archiviarle;
Pagare dipendenti personali dell’AD e dei suoi familiari e archiviare copie contabili;
Gestione Presenze e Tickets;
Preparare note spese relative ai vari progetti in essere e inviare le relative fatture;
Compilare gli F24 sul sito della banca il 16 di ogni mese; Inviare la documentazione del mese ai commercialisti, inclusi: Fatture attive e passive, Documenti payroll, Note spese dipendenti, Quietanze F24, Rendiconto banca.Requisiti:Ottima conoscenza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint, software gestionali (i.e. HR Portal)
Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata).
Eccellenti capacità comunicative, sia scritte che orali.
Capacità di organizzazione, pianificazione e gestione del tempo.
Capacità di comprendere e perseguire obiettivi definiti.
Organizzazione, precisione e capacità di gestire più attività contemporaneamente.
Proattività, flessibilità e capacità di problem solving.Sede: Milano CentroOfferta: tempo indeterminato con una retribuzione di 40.000/45.000€ in base all’esperienza maturata + ticket + bonus.