L'assistente amministrativo è una figura professionale indispensabile all'interno di ogni tipo di organizzazione, dalla grande azienda privata all'amministrazione pubblica. Si tratta di un ruolo centrale nella routine di lavoro di qualsiasi ufficio, caratterizzato da una molteplicità di mansioni che possono variare a seconda del contesto in cui viene esercitato.
L'assistente amministrativo ha il compito di gestire la documentazione aziendale necessaria per assicurare l'efficienza dell'organizzazione. Si occupa di creare e compilare i documenti, inserire dati, archiviare pratiche e assicurarsi che tutti gli adempimenti amministrativi vengano eseguiti correttamente. Oltre a queste attività, l'assistente amministrativo ha anche responsabilità di segreteria, come la gestione della posta e delle telefonate, la programmazione di riunioni e appuntamenti e l'organizzazione di viaggi di lavoro.
In alcune situazioni, l'assistente amministrativo può essere chiamato a fornire anche supporto commerciale, come la gestione degli ordini dei clienti e dei fornitori o la preparazione di offerte commerciali. Se si trova a lavorare nell'area amministrazione e contabilità, le sue mansioni possono includere attività di fatturazione, supporto alla redazione del bilancio aziendale e gestione del pagamento di tasse e imposte.
L'assistente amministrativo riveste un ruolo cruciale all'interno di ogni organizzazione. Questa persona è responsabile di una serie di attività che contribuiscono alla gestione efficiente dell'ufficio. Ecco le principali funzioni dell'assistente amministrativo:
Uno dei compiti fondamentali è la gestione della documentazione aziendale. L'assistente amministrativo è incaricato della creazione e della raccolta di documenti, del inserimento dati (data entry), e dell'archiviazione delle pratiche. L'obiettivo è assicurare che tutti gli adempimenti amministrativi siano eseguiti correttamente e tempestivamente.
Allo stesso tempo, l'assistente amministrativo si occupa degli aspetti burocratici e di segreteria dell'azienda, che variano da smistare la posta e le telefonate in entrata e in uscita a coordinare l'agenda di riunioni e di appuntamenti, e a organizzare viaggi di lavoro e trasferte per i colleghi e i superiori.
Esiste anche un aspetto commerciale del ruolo: l'assistente amministrativo commerciale gestisce gli ordini dei clienti e dei fornitori attraverso strumenti di gestione (come SAP), prepara le offerte per il team commerciale, gestisce le richieste della clientela e crea presentazioni di vendita.
L'assistente amministrativo può anche essere coinvolto in attività di fatturazione (attiva e passiva), fornendo supporto alla redazione del bilancio, gestendo il pagamento di tasse e altri oneri e svolgendo tutte le pratiche necessarie per una corretta contabilità aziendale.
In realtà più piccole o in assenza di personale dedicato, l'assistente può anche dover svolgere compiti di altri settori. Ad esempio, può essere responsabile della gestione delle risorse umane, come la gestione delle ferie, delle malattie e della maternità.
Per intraprendere il percorso verso la professione di Assistente Amministrativo, è necessario avere una formazione orientata alla gestione amministrativa. I potenziali datori di lavoro danno grande valore ai diplomi rilasciati da istituti tecnici commerciali, come la ragioneria, oppure a lauree in materie economiche, Scienze Politiche o Giurisprudenza. Questi percorsi di studio concedono allo studente le competenze necessarie in ambiti come la gestione e la conservazione della documentazione, la ragioneria, l'economia, la contabilità e il diritto.
Un Assistente Amministrativo deve avere una conoscenza approfondita della normativa vigente relative alla gestione della burocrazia e delle pratiche amministrative, in particolare per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione.
Oltre a queste competenze, è fondamentale saper utilizzare l'attrezzatura per ufficio più comune (sistemi telefonici e per videoconferenze, fax, stampanti e fotocopiatrici) e devi essere esperto nell'utilizzo di strumenti informatici. Questo include l'uso di fogli elettronici, l'elaborazione di testi al computer, la gestione di archivi e database e l'uso di altre applicazioni, come i software gestionali.
La precedente esperienza di lavoro come impiegato amministrativo in ambito contabile, commerciale o segretariato, o in ruoli analoghi (back office, data entry, ecc.) è considerata un vantaggio.
Un Assistente Amministrativo deve dimostrare una serie di competenze sia tecniche che trasversali per svolgere i suoi molteplici compiti. Le competenze più richieste in questo campo sono:
Inoltre, l'esperienza pregressa come impiegato amministrativo in ambito contabile, commerciale o segretariale costituisce un requisito preferenziale. Oltre a queste specifiche competenze, è altrettanto importante che l'assistente amministrativo possieda doti personali come pazienza, affidabilità e una buona propensione al lavoro di squadra.
| Settore | Amministrativo |
| Livello minimo di studio | - |
| Diploma consigliato | - |
| Studio di lavoro | - |
| Integrazione professionale | - |
| Stipendio di base | - |
