Trucchi e strumenti per aumentare la produttività al lavoro

Mille cose da fare, progetti da finire e... stanchezza, ansia e distrazioni sono sempre in agguato? Cerchiamo di trovare una soluzione per aiutarti a ripartire con il piede giusto! Non è necessario impazzire per essere produttivi, basta avere un metodo organizzativo e, magari, farsi aiutare dalle nuove tecnologie. Cominciamo quindi con l'organizzazione e con alcuni conigli per suddividere la giornata in modo efficace.

Per aumentare la tua produttività:

1. Dividi i grossi progetti in compiti più piccoli e concisi
A volte si perde tempo perché, di fronte a progetti grandi e complessi non sappiamo bene per che parte prendere. Il consiglio, quindi, è quello di suddividere questo progetto in attività più piccole e di metterle in successione in modo da creare una sorta di "percorso" per arrivare al raggiungimento dell'obiettivo.

2. Definisci le priorità
Fai la differenza tra "urgente" ed "importante": ti accorgerai che, spesso, le cose più urgenti non sono quelle più importanti. Per esempio, non è detto che rispondere a quella mail (o sms, what'sapp, ecc.) sia la cosa più importante da fare. Termina prima ciò che è importante e, solo dopo, rispondi alla mail.

3. Identifica i compiti che ti permettono di progredire più rapidamente.
La conosci la regola del 20%-80%? Si applica alle cose più disparate (dal marketing alla geopolitica) e si applica anche in questo caso: il generale, il 20% di quello che si deve fare al lavoro genera l'80% del risultato. Il resto contribuisce ma senza avere un impatto essenziale.

4.Elimina le distrazioni
Quando cominci ad occuparti di qualcosa focalizzati e fai in modo che niente ti distragga. Disattiva le notifiche dei social network e delle email e metti il tuo telefono in modalità silenziosa. Ti stupirai di quanto si possa essere efficaci se non si viene interrotti ogni due minuti.

Per aumentare la produttività si può anche fare ricorso ad alcuni strumenti tecnologici. Ecco quelli che utilizziamo noi tutti i giorni:

- Gestore di attività in collaborazione: molto utile quando c'è più di una persona che deve lavorare su uno stesso progetto. Consente di organizzare le attività di ogni partecipante al progetto e di stabilire delle priorità. Ne esistono tanti ma qui a Jobijoba ne utilizziamo uno che si chiama Redmine.

- Strumento di condivisione dei file: permette a tutti i collaboratori di accedere allo stesso file e di modificarlo (anche tutti in contemporanea). Tutti vedono le modifiche che gli altri stanno facendo e il documento è sempre aggiornato. Il più celebre è Google Drive.

- Strumento di organizzazione delle informazioni: Evernote è l'applicazione che la maggior parte dei nostri collaboratori usa per annotare informazioni o idee. Si può sincronizzare Evernote con tutti i dispositivi in modo da avere a disposizione le nostre note in ogni momento.

- Strumento per "ricordarsi" le password: al giorno d'oggi ognuno di noi è costretto a ricordarsi decine di password. Se la memoria per questo tipo di cose non è il tuo forte l'utilizzo di uno strumento di memorizzazione delle password potrebbe aiutarti molto. Alcuni dei nostri collaboratori utilizzano Dashlane che memorizza automaticamente le password e le ripropone quando visitiamo i siti in questione. Ricorda però che anche per accedere a Dashlane serve una password...

- Scorciatoie da tastiera: se passi molte ore al computer sai che ci sono alcuni piccolissimi gesti che possono farti guadagnare molto tempo. Impara le scorciatoie da tastiera (i cosiddetti shortcuts, in inglese) per fare le azioni più ricorrenti come, ad esempio, copiare e incollare, annullare l'ultima azione fatta, ecc. In questa pagina troverete una lista di scorciatoie.

E tu? Quali sono i metodi o gli strumenti che utilizzi e che ti permettono di aumentare la tua produttività?