È tempo di (meritate) vacanze per molte persone: staccare la spina, disconnettersi dal lavoro, pensare completamente ad altro. Un sogno.
Potrebbe capitarti però di chiederti cosa starà succedendo mentre sei via, chi cercherà di contattarti e quale sarà la reazione se non darai segno di vita. Non preoccuparti, la tecnologia moderna ti viene in aiuto e ti offre strumenti per rispondere alle email in modo automatico senza nemmeno bisogno di accendere un computer: basta impostare un messaggio di risposta automatica (o più di uno).
Prima di tutto personalizza il messaggio che vuoi mandare
Manda un messaggio diverso a seconda della persona alla quale stai rispondendo: alcuni servizi (come Outlook o Yahoo), permettono di creare messaggi diversi per diverse categorie di persone: colleghi di lavoro, il tuo capo, la tua famiglia, i tuoi amici... È sempre preferibile fare in modo che il tuo principale non riceva la stessa email del tuo migliore amico, no?
Mandati un messaggio di prova
È sempre meglio fare una prova prima di rischiare di mandare un messaggio sbagliato a decine di persone. Inviati la mail, rileggila, cerca gli errori di ortografia. Il messaggio deve essere semplice, chiaro e contenere le informazioni che servono (per esempio la data a partire dalla quale sarai nuovamente disponibile o chi contattare in caso di urgenze).
Ecco qualche esempio di risposta automatica:
Esempio 1.
"La ringrazio per avermi scritto. Non sarò in ufficio fino a lunedì 30 Agosto e in questo periodo non potrò accedere alle mie email. In caso di effettiva urgenza può contattarmi per telefono allo 05 67 89 12 34.
Cordiali saluti,
Nome e Cognome"
Esempio 2.
"Gentile cliente,
La ringrazio per avermi scritto. Non sarò in ufficio fino a lunedì 30 Agosto. Al mio ritorno cercherò di rispondere nel più breve tempo possibile. In caso di urgenza può contattare il mio collega Mario Rossi al numero 05 67 89 12 34 o per email all'indirizzo mario.rossi@xxxxxxx.it."
Al ritorno dalle tue vacanze ricordati di rispondere velocemente alle email: dopo tutto nella tua risposta hai messo una data e i clienti se la ricorderanno...
Esempio 3.
Se con i colleghi hai una relazione piuttosto amicale e hai voglia di farli sorridere mentre sei via puoi permetterti di sbizzarrirti un po' di più sul messaggio di risposta automatica. Fai però particolare attenzione a impostare correttamente il risponditore automatico per evitare che questo messaggio arrivi, per esempio, ai tuoi clienti.
"Forse questa è la risposta più veloce della tua vita o forse è un messaggio di risposta automatico... ti lascio indovinare di quale delle due ipotesi si tratta ;)"
"Scrivi pure quanto vuoi tanto oggi sono in vacanza e non ho intenzione di farmi rivedere per un pezzetto. Quando torno, se ne avrò voglia, risponderò anche alla tua email... ;)"
"Salve sono Alfred il maggiordomo. Il Signor Conte non è al momento nella propria residenza. Se desiderate lasciare un messaggio dite pure a me. Riferirò appena possibile!"
"Al momento non sono in ufficio, ma se è importante puoi inviarmi un tweet usando: #STAIINTERROMPENDOLEMIEVACANZE"
Ultimo consiglio: ricordati di disattivare il risponditore automatico al tuo ritorno dalle vacanze...
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